La définition exacte de rationaliser signifie « organiser la combinaison optimale des moyens dont on dispose pour atteindre un objectif défini ».
Que pouvons-nous rationnaliser dans une entreprise ?
Beaucoup de choses. C’est avant tout un état d’esprit à faire partager pour faire des économies de bon sens mais également des rationalisations technologiques qui nécessitent un œil externe d’experts qui doit disposer des atouts suivants :
- Une expérience éprouvée de projets de rationalisation (des références)
- Une compétence pédagogique pour sensibiliser et aider au changement.
- Un esprit d’analyse et de synthèse pour faciliter les décisions
- Un accompagnement pendant toute la durée de vie du projet
- Une approche globale
- Un savoir-faire financier pour démontrer les économies et le seuil de retour sur investissement
J’ai listé une vingtaine de postes non exhaustifs sans les classer (L’importance des postes est fonction de l’entreprise et de son organisation) :
L’impression / L’informatique / La téléphonie / La production / La logistique / La paye / Les frais / La gestion des documents / La gestion des ressources humaines / Les achats / Les ventes / Les consommations (électriques, chauffages,..) / La communication / La formation / La localisation physique des employés / La recherche et développements / Le temps de travail / La gestion relation client / Les investissements / Les externalisations
Deux exemples avec les frais et les ressources humaines
Les frais sont des postes de dépense importants dans les entreprises. Il est possible de les rationaliser sans intervenant externe selon les indications suivantes :
- Rogner les coûts
- Autoriser un repas d’affaire en fonction des revenues perçues par l’entreprise
- Lors de réunion interne diminution ou suppression des petits déjeuners ou déjeuners
- Suppression des frais de représentations, manifestions non stratégiques (séminaires, challenges, salons, expositions,…)
- Réduire au maximum les nuitées d’hôtels et les cadeaux de fin d’année
- Un contrôle plus assidu des temps productifs et improductifs, des notes de frais (des déplacements et distances réalisées)
- Optimiser les déplacements indispensables (organiser des tournées pour diminuer les kilomètres et améliorer les temps productifs).
- Mise en place de contrat en télétravail avec rapport hebdomadaire (économie d’un poste et réduction del'empreinte carbone)
- Minimiser les déplacements au strict minimum (1er rendez-vous et signature) et valoriser par des technologies d'audioconférence ou vidéoconférence en aidant au changement des habitudes.
- Réduire les documents publicitaires tout en maintenant l’image de marque de l’entreprise (même couleur, même formatage), valoriser l’usage des réseaux sociaux, des référencements mots clés, d’une communication unifiée,…
En moyenne, on estime une réduction minimum de 25 % des frais.
La gestion des ressources humaines est un poste ou il est possible de rationnaliser également en période de crise sans intervenant externe en :
- Privilégiant les emplois non rémunérés (stagiaires)
- Pas de renouvellement des CDD et certains intervenants externes (sous-traitants)
Gel des embauches
Toutefois, une expertise est parfois nécessaire allant du conseil à l'intégration de systèmes et de solutions :
- Effectuer une étude pour cerner les problèmes liés aux rôles, aux responsabilités et aux mécanismes de la gestion des ressources humaines et les changements nécessaires dans un environnement qui évolue rapidement.
- Anticiper et gérer les évolutions : Aider à la décision et au pilotage, évolution des structures et des organisations, évolution des Hommes (guider les collaborateurs vers l’excellence)
- Décentraliser les Ressources Humaines (impliquer le management, piloter la politique de rémunérations, individualiser les RH, communiquer les valeurs de l’entreprise…)
Pour terminer, je voudrais faire un point sur l’énergie où nous avons des améliorations actuelles et futures. Le nombre de bureaux qui restent allumés, des ordinateurs connectés, des adaptateurs branchés sur les prises de courant,…
Il est important de responsabilisé les entreprises et les hommes aux économies d’énergie.
Une profonde réflexion dans la réduction des consommations énergétiques que nous pouvons réaliser individuellement et en collectivité :
- Equipements plus performants et à plus faible consommation (green energy)
- Virtualisation des serveurs et monitoring de la consommation électrique (salle informatique mais également en 'DATA CENTER'
- Solution de monitoring énergétique des postes de travail
- Contrôleur « Smartgrid » avec Technologie Zigbee pour superviser et administrer l’énergie.
- Des fonctions veilles sans consommation sur certains produits
- Des éclairages en Leds avec détecteur de présence
(…)
Le point positif constaté est une meilleure sensibilisation aux bonnes pratiques écologiques pour :
- le tri sélectif
- l'utilisation de papier recyclé pour l'impression
- la compréhension du GREEN IT (développement durable pour une informatique consciente)
