Chaque projet possède une existence
unique et temporaire (un début, une fin et un délais).
On peut dire qu’entreprendre un projet
va systématiquement créer de la valeur, de l’innovation mais également des blocages
et risques potentiels qui peuvent menacer le projet (Les ressources, les moyens
financiers, le temps, …).
Importance donc de prendre du
recul pour les identifier, les lister exhaustivement, les prioriser, établir la
criticité, rédiger un plan de prévention (aide à bien réagir).
Tout projet implique d’anticiper,
d’évaluer, de bien le préparer avant de se lancer.
Les étapes pour bien réussir
Etape 1 : L’analyse des
besoins, définition des objectifs et dossier de cadrage
Définir ce que l’on attend de
vous (délais pour le réaliser, le budget disponible, résultats et livrables
souhaités) et clarifier le projet et ses objectifs.
Effectuer cette analyse méthodique
pour rédiger un dossier de cadrage (APS, APD) ou un cahier des charges pour bien
définir précisément la charte du projet à un instant T, éviter des éventuels malentendus
et disposer d’un référent contractuel (projet formalisé). En parallèle, élaborer
une estimation des coûts prévisionnels pour voir si ce dernier est en adéquation
avec le budget alloué.
Les objectifs du projet sont bien
identifiés et réalisables (technologiquement, budget, temps, disponibilité des ressources)
vous pouvez faire valider le dossier de cadrage.
Dans les autres cas, entrer en
négociation avec le donneur d’ordres avec des arguments concrets pour le
convaincre sur les points bloquants.
Etape 2 : Planification cohérente
Après validation, c’est le moment
de bâtir le plan d’action : un planning précis avec la liste et l’ordonnancement
des tâches à réaliser (enchaînement logique des tâches et les relier), les
jalons (progression du projet) et les livrables.
Définir, attribuer ou obtenir des
ressources appropriées (construction d’une équipe compétente), affecter les rôles,
estimer les coûts et les délais (temps) en adéquation avec le projet.
La construction d’un planning reste
un outil indispensable pour le suivi (fondamental de le partager, le réviser au
jour le jour et d’anticiper des éventuels glissements), préparer quelques
mesures (KPI) dans un tableau de bord pour donner d’un simple coup d’œil une
visibilité. Facilité la prise de décision et actions sur l’avancement du projet.
Ne pas oublier les temps de
validation (les écarts), les phases de tests, de recettes, de corrections. Prévoir
une marge de sécurité suffisante dans votre engagement de délais.
Phase 3 : La conduite et
le pilotage
Enfin, tout est organisé et validé
(délais, budget, objectifs et livrables à fournir) alors il est temps d’exécuter
le projet avec un contrôle et un suivi permanent pour s’adapter et gérer les
changements.
Préparer la réunion de lancement du
projet avec l’équipe pour la fédérer, adresser préalablement les documents
utiles pour une meilleure productivité, partager les pratiques d’excellence à
suivre par l’équipe (outils, méthodes et procédures), informer régulièrement de
l’avancement du projet, animer et motiver votre équipe en favorisant la
communication et les échanges, développer la confiance contrôlée, appliquer une
bonne discipline de management, une méthodologie performante et des outils efficaces
en gestion de projet.
Phase 4 : Clôture et
évaluation
Finaliser le projet avec la recette
et remise des livrables (dossier d’exécution) puis évaluer les résultats
obtenus pour capitaliser le travail effectué (retour d’expérience et
amélioration) avec l’équipe.
Le succès d’une gestion de
projets passe par une organisation irréprochable. Une méthode éprouvée en
gestion de projets structurés (élaborer, planifier, initialiser, diriger,
contrôler, gérer et clôturer). Un logiciel de gestion de projet performant, pratique
et partagé pour gagner en productivité.
Les facteurs de réussite seront principalement
le respect des coûts (budgets) et des délais (les engagements) mais également la
qualité du projet (livrables et contenus), son ressenti (bien appréhendé, efficacement
utilisé, satisfaction, …) et sa significativité (impact positif, bénéfice, …).
De mon point de vue : De bonnes
pratiques (méthodologie et outils), des compétences, de l’expérience, des
facilités relationnelles, rédactionnelles, pédagogiques, de la rigueur et de l’énergie
sont autant d’atouts pour bien réussir un projet : XTRA PACK, CTU, SMART
REPEAT, NOMAD WIFI et de nombreux projets IT pluridisciplinaires.
Terminons cette présentation du
projet sur trois citations de Confucius que je trouve pertinente :
« Une petite impatience ruine un
grand projet. »
« Celui qui déplace les
montagnes le fait en déplaçant de petites pierres »
« Lorsque vous travaillez
pour les autres, faites-le avec autant d’ardeur que si c’était pour vous-même. »
